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Recherchons Adjointe/Secrétaire-Comptable à Chambly

NOUS RECHERCHONS UNE SECRÉTAIRE COMPTABLE POUR UNE ENTREPRISE DE LOCATION COMMERCIAL Poste permanent, temps partiel 25 heures semaines Lundi au Vendredi 9H30 à 15H Salaire entre 20.$ et 23.$ selon expérience LISTE DES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS COMPTABILITÉ DE BASE. • Comptes recevables : • Suivi des comptes recevables; • Dépôt des chèques de loyers; • Comptes payables : • Suivi des comptes payables; • Faire approuver les factures fournisseurs; • Numériser les factures fournisseurs (ou photographier avec une application sur un téléphone intelligent); • Faire les paiements fournisseurs (chèques, carte de crédit ou virement bancaire); • Entrée des données comptables : • Facturation (répartition de hydro, taxes, climatisation, etc. selon le type de bail de chacun des locataires) ; • Entré des paiements clients; • Entré des factures fournisseurs; • Entré des paiements fournisseurs;  Il est à noter qu’une grande partie de comptabilité mensuel est fait par une consultante externe (consolidation menue, paiement DAS, TPS/TVQ, acompte provisionnel) SUIVI ET COLLABORATION AVEC PRÉPOSÉ À L’ENTRETIEN PRINCIPALE • Paies aux employés (Préposé à l’entretien et secrétaire, système d’horodateur, exel) • Assurer le suivi des locataires; réparations, entretiens des immeubles en collaboration avec le préposé à l’entretien. • En cas d’urgence au CC, contacter le préposé à l’entretien ou autre personne ressource. (Ex: climatisation, plombier) • Apporter une assistance à l’équipe de gestion concernant l’équipe de l’entretien. ÉLABORER ET TENIR À JOUR LES SYSTÈMES DE CLASSEMENT ET DE RÉFÉRENCE DE DOSSIERS. • Établir une structure de classement • Traiter le courrier • Suivi et mise à jour des informations, Exel SUIVI DES BAUX COMMERCIAUX (ÉCHÉANCES, INDEXATION, LOYERS, PARTAGE DES TAXES ET FRAIS COMMUN). • Création de nouveaux baux à partir de baux existants. (Nouveau locataire) à la demande des actionnaires • Création d’addendum à un bail (modification d’un bail existant) à la demande des actionnaires • Mise à jour des résumés de baux • Indexation EFFECTUER LES TACHES DE SECRÉTARIAT • Gestion et suivi des dossiers en cours. • Gérer, filtrer et répondre aux appels téléphoniques et correspondances courantes, aux questions et aux diverses demandes. • Organisation des réunions hebdomadaires, préparation ordre du jours, suivi et préparation de la documentation des dossiers en cours pour faciliter la prise de décision. • Effectuer la rédaction, la mise à jour et la révision de documents de divers projets du centre commercial, et suivi de la correspondance. • Suivi rigoureux des comptes en souffrances. • Apporter une assistance aux membres de l’équipe de gestion, relativement aux suivis auprès des locataires et partenaires. • Apporter occasionnellement une assistance informatique à certains membres de l’équipe de gestion. • Maintenir et effectuer la planification de l’agenda et des tâches à plus long terme • Toutes autres tâches connexes (ex : Suivi demande de permis à la ville, suivi pour des sous-traitants etc.) PROFIL RECHERCHÉ • Avoir un sens aiguisé du service à la clientèle • Personne minutieuse, structurée, organisée, faisant preuve d’initiative, et doit voir une bonne gestion des priorités. • Sens des responsabilités, curiosité, débrouillardise, polyvalente, autonomie, rigueur et organisation; • Apprentissage rapide. • Maitrise le français (écrit et parlé), doit posséder une très bonne grammaire française, compréhension de la langue anglaise. • Bien connaitre et être à l’aise avec les outils informatique et internet. Nous utilisons Logiciel Quik Book, et suite Office (Excel, Outlook, Word, etc…) • Connaissance de la comptabilité de base. • Expérience dans un rôle d’adjoint administratif/secrétaire comptable. Répartition de tâches : 35% Demande des gestionnaires (baux, calcul, dossier, comparables, recherche, projets spéciaux) 30% Comptabilité 10% Concierges 5% autres : poste, dépôt, achats 10% Suivi locataires (non-paiement, demande particulières) 10% Suivi des fournisseurs sur place (Bell, Videotron, Hydro, O.G. navada…) ENVOYÉ VOTRE CANDIDATURE PAR COURRIEL

Recherchons Adjointe/Secrétaire-Comptable à Chambly

  • Montérégie / Chambly
  • (26 km)
  • |
  • Parue depuis 91 jours

Catégorie : Emplois - Carrières et professions - Administration/gestion

Type : Offre commerciale

No # : 140912625

Date prévue d'entrée en fonction : 2021-06-28

Salaire : 20 $ Par heure

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Description

NOUS RECHERCHONS UNE SECRÉTAIRE COMPTABLE POUR UNE ENTREPRISE DE LOCATION COMMERCIAL

Poste permanent, temps partiel 25 heures semaines
Lundi au Vendredi
9H30 à 15H

Salaire entre 20.$ et 23.$ selon expérience

LISTE DES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

COMPTABILITÉ DE BASE.

• Comptes recevables :
• Suivi des comptes recevables;
• Dépôt des chèques de loyers;
• Comptes payables :
• Suivi des comptes payables;
• Faire approuver les factures fournisseurs;
• Numériser les factures fournisseurs (ou photographier avec une application sur un téléphone intelligent);
• Faire les paiements fournisseurs (chèques, carte de crédit ou virement bancaire);
• Entrée des données comptables :
• Facturation (répartition de hydro, taxes, climatisation, etc. selon le type de bail de chacun des locataires) ;
• Entré des paiements clients;
• Entré des factures fournisseurs;
• Entré des paiements fournisseurs;
 Il est à noter qu’une grande partie de comptabilité mensuel est fait par une consultante externe (consolidation menue, paiement DAS, TPS/TVQ, acompte provisionnel)

SUIVI ET COLLABORATION AVEC PRÉPOSÉ À L’ENTRETIEN PRINCIPALE
• Paies aux employés (Préposé à l’entretien et secrétaire, système d’horodateur, exel)
• Assurer le suivi des locataires; réparations, entretiens des immeubles en collaboration avec le préposé à l’entretien.
• En cas d’urgence au CC, contacter le préposé à l’entretien ou autre personne ressource. (Ex: climatisation, plombier)
• Apporter une assistance à l’équipe de gestion concernant l’équipe de l’entretien.



ÉLABORER ET TENIR À JOUR LES SYSTÈMES DE CLASSEMENT ET DE RÉFÉRENCE DE DOSSIERS.

• Établir une structure de classement
• Traiter le courrier
• Suivi et mise à jour des informations, Exel

SUIVI DES BAUX COMMERCIAUX (ÉCHÉANCES, INDEXATION, LOYERS, PARTAGE DES TAXES ET FRAIS COMMUN).

• Création de nouveaux baux à partir de baux existants. (Nouveau locataire) à la demande des actionnaires
• Création d’addendum à un bail (modification d’un bail existant) à la demande des actionnaires
• Mise à jour des résumés de baux
• Indexation

EFFECTUER LES TACHES DE SECRÉTARIAT

• Gestion et suivi des dossiers en cours.
• Gérer, filtrer et répondre aux appels téléphoniques et correspondances courantes, aux questions et aux diverses demandes.
• Organisation des réunions hebdomadaires, préparation ordre du jours, suivi et préparation de la documentation des dossiers en cours pour faciliter la prise de décision.
• Effectuer la rédaction, la mise à jour et la révision de documents de divers projets du centre commercial, et suivi de la correspondance.
• Suivi rigoureux des comptes en souffrances.
• Apporter une assistance aux membres de l’équipe de gestion, relativement aux suivis auprès des locataires et partenaires.
• Apporter occasionnellement une assistance informatique à certains membres de l’équipe de gestion.
• Maintenir et effectuer la planification de l’agenda et des tâches à plus long terme
• Toutes autres tâches connexes (ex : Suivi demande de permis à la ville, suivi pour des sous-traitants etc.)



PROFIL RECHERCHÉ

• Avoir un sens aiguisé du service à la clientèle
• Personne minutieuse, structurée, organisée, faisant preuve d’initiative, et doit voir une bonne gestion des priorités.
• Sens des responsabilités, curiosité, débrouillardise, polyvalente, autonomie, rigueur et organisation;
• Apprentissage rapide.
• Maitrise le français (écrit et parlé), doit posséder une très bonne grammaire française, compréhension de la langue anglaise.
• Bien connaitre et être à l’aise avec les outils informatique et internet. Nous utilisons Logiciel Quik Book, et suite Office (Excel, Outlook, Word, etc…)
• Connaissance de la comptabilité de base.
• Expérience dans un rôle d’adjoint administratif/secrétaire comptable.

Répartition de tâches :

35% Demande des gestionnaires (baux, calcul, dossier, comparables, recherche, projets spéciaux)
30% Comptabilité
10% Concierges
5% autres : poste, dépôt, achats
10% Suivi locataires (non-paiement, demande particulières)
10% Suivi des fournisseurs sur place (Bell, Videotron, Hydro, O.G. navada…)


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Caractéristiques

Catégorie de l'entreprise Affaires, finance et administration

Emploi permanent Oui

De jour seulement Oui

En semaine seulement Oui

Langue du poste Français

Expérience requise 1 à 2 années d'expérience

Scolarité Collégial terminé

Description scolarité • Bien connaitre et être à l’aise avec les outils informatique et internet. Nous utilisons Logiciel Quik Book, et suite Office (Excel, Outlook, Word, etc…) • Connaissance de la comptabilité de base.

Région princ. travail Montérégie

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